Excel jest jednym z najlepszych narzędzi, jakie trafiły do firm. Jest prosty, elastyczny i pozwala w kilka godzin stworzyć coś, czego wdrożenie w klasycznym systemie mogłoby zająć tygodnie.
Problem zaczyna się wtedy, gdy arkusz przestaje być narzędziem pomocniczym i staje się systemem operacyjnym całej firmy.
Jeden plik zamienia się w pięć. Później pojawiają się kolejne wersje:oferty_final.xlsx, oferty_final2.xlsx i w końcuoferty_final_POPRAWIONE.xlsx. Po kilku miesiącach nikt nie jest już do końca pewien, który plik zawiera aktualne dane.
To zazwyczaj nie oznacza, że Excel jest złym rozwiązaniem. Oznacza raczej, że firma urosła szybciej niż narzędzia, których używa.
Excel działa świetnie — dopóki proces jest prosty
Arkusz kalkulacyjny doskonale sprawdza się do analiz, prostych raportów, kalkulacji, zestawień czy jednorazowego przetwarzania danych. Problemy pojawiają się, gdy w jednym pliku zaczynamy obsługiwać cały proces biznesowy.
- zapytanie od klienta,
- przygotowanie oferty,
- realizację zamówienia,
- status wykonania,
- dokumenty, fakturę i płatność,
- raportowanie.
Na początku wszystko wygląda logicznie. Każdy kolejny etap powoduje jednak dodawanie nowych kolumn, arkuszy, formuł i wyjątków.
Pracownik nie korzysta już z Excela. Pracownik obsługuje system zbudowany wewnątrz Excela.
1. Te same dane wpisujemy kilka razy
Dane klienta pojawiają się w arkuszu sprzedażowym. Później ktoś przepisuje je do dokumentu, następnie do systemu księgowego, raportu i wiadomości wysyłanej do klienta.
Każde ręczne przepisanie danych oznacza dodatkową pracę i kolejną możliwość popełnienia błędu. W dobrze zaprojektowanym systemie dane powinny zostać zapisane raz, a następnie wykorzystane w kolejnych etapach procesu automatycznie.
2. Firma opiera się na wiedzy jednej osoby
W wielu firmach istnieje arkusz, którego tak naprawdę rozumie tylko jego autor. Formuły są skomplikowane, kolumny mają własną logikę, a niektórych pól „lepiej nie ruszać”. Część procesu istnieje tylko w głowie pracownika.
Dopóki ta osoba jest dostępna, system działa. Problem pojawia się podczas urlopu, choroby albo zmiany pracownika. Dobry system powinien przechowywać nie tylko dane, ale również logikę procesu.
3. Coraz więcej czasu poświęcamy na pilnowanie procesu
Czy klient odpowiedział? Czy dokument został wysłany? Czy termin płatności minął? Czy ktoś zaktualizował status? Czy trzeba wysłać przypomnienie?
W małej skali można tego pilnować ręcznie. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset operacjach miesięcznie zaczyna to pochłaniać coraz więcej czasu.
System może sam:
- kontrolować terminy,
- przypominać o brakujących dokumentach,
- aktualizować statusy,
- generować dokumenty,
- wysyłać powiadomienia,
- przygotowywać raporty,
- przekazywać dane między różnymi usługami.
Człowiek powinien podejmować decyzje. Nie powinien przez pół dnia sprawdzać, czy komórka w arkuszu zmieniła kolor.
4. Firma posiada dane, ale trudno z nich korzystać
Często słyszymy, że firma „ma wszystkie dane”. I rzeczywiście je ma. Problem w tym, że są rozrzucone pomiędzy arkuszami, wiadomościami e-mail, dokumentami PDF i różnymi aplikacjami.
Samo posiadanie danych nie oznacza jeszcze, że firma potrafi z nich korzystać. Dobrze zaprojektowany system może od razu pokazać liczbę realizowanych spraw, wartość sprzedaży, rentowność, zaległe płatności, historię klienta czy obciążenie pracowników.
Czy rozwiązaniem zawsze jest dedykowany system?
Nie. Jeżeli prosty arkusz spełnia swoją funkcję, nie ma sensu budować aplikacji tylko dlatego, że można. Technologia powinna upraszczać pracę, a nie komplikować ją dla samego efektu.
Czasami wystarczy:
- uporządkować obecny arkusz,
- połączyć kilka źródeł danych,
- stworzyć prostą automatyzację,
- dodać formularz,
- zautomatyzować generowanie dokumentów.
Dopiero gdy proces staje się bardziej rozbudowany, warto rozważyć własną aplikację.
Dedykowany system nie musi oznaczać ogromnego projektu
Wciąż funkcjonuje przekonanie, że stworzenie własnego oprogramowania oznacza wielomiesięczny projekt, ogromny budżet i dziesiątki spotkań. Nie zawsze.
Często najlepiej zacząć od jednego problemu. Na przykład: „Każdego dnia dwie osoby poświęcają godzinę na przygotowanie tego samego raportu”. To już wystarczający punkt wyjścia.
Najpierw można zautomatyzować raport. Później dodać obsługę dokumentów, następnie historię klientów. System rozwija się razem z firmą, zamiast wymuszać rewolucję od pierwszego dnia.
Tak powstał również COUPV
Przy pracy nad systemem COUPV nie zaczynaliśmy od pytania „jak zbudować kolejny TMS?”. Punktem wyjścia były konkretne problemy występujące w codziennej pracy spedycji.
Przepisywanie danych, pilnowanie dokumentów, obsługa przewoźników, statusy transportów, fakturowanie i integracje z zewnętrznymi usługami. Dopiero później poszczególne rozwiązania zaczęły tworzyć jeden większy system.
To podejście stosujemy również w innych projektach: najpierw proces, później technologia.
Jak sprawdzić, czy firma jest gotowa na automatyzację?
Najprostszy sposób jest zaskakująco mało techniczny. Przez kilka dni warto zapisywać czynności, które pracownicy wykonują wielokrotnie.
W takich miejscach najczęściej znajdują się procesy, które można uprościć. Nie każdy z nich wymaga własnego systemu, ale niemal każdy warto najpierw przeanalizować.
Technologia nie powinna zmuszać firmy do pracy pod system
Powinno być dokładnie odwrotnie. System powinien być dopasowany do sposobu działania firmy.
Jeżeli pracownicy codziennie wykonują te same mechaniczne czynności, przenoszą dane między aplikacjami albo pilnują procesów ręcznie, warto sprawdzić, czy część tej pracy może zostać wykonana automatycznie.
Czasami rozwiązaniem będzie integracja dwóch używanych już programów. Czasami niewielkie wewnętrzne narzędzie. A czasami pełny system dedykowany.
Najważniejsze pytanie nie brzmi: „Czy potrzebujemy nowego programu?”. Lepiej zapytać: „Których czynności nie powinniśmy już wykonywać ręcznie?”.