Na początku niemal każda firma korzysta z gotowych narzędzi. Arkusz kalkulacyjny, program do faktur, CRM, komunikator czy jedna z setek aplikacji SaaS dostępnych za kilkadziesiąt euro miesięcznie. I bardzo dobrze.
Budowanie własnego systemu tylko dlatego, że firma może sobie na to pozwolić, zazwyczaj nie ma większego sensu. Gotowe rozwiązania są szybkie we wdrożeniu, stosunkowo tanie i rozwiązują większość standardowych problemów.
Problem pojawia się później. Firma rośnie, procesy się zmieniają, klientów przybywa, a narzędzia, które jeszcze rok wcześniej były wystarczające, zaczynają coraz bardziej przeszkadzać.
Czy szukać kolejnego gotowego programu, czy zbudować coś własnego?
Gotowy system powinien być pierwszym wyborem
Dedykowane oprogramowanie nie jest rozwiązaniem dla każdej firmy. Jeżeli dostępny na rynku system realizuje większość potrzeb przedsiębiorstwa, jest stabilny, rozwijany i kosztuje rozsądne pieniądze, tworzenie jego własnego odpowiednika prawdopodobnie byłoby zwyczajnym marnowaniem czasu i budżetu.
Nie każda firma potrzebuje własnego CRM. Nie każdy sklep potrzebuje własnej platformy e-commerce. Nie każda firma transportowa potrzebuje własnego TMS.
Gotowe rozwiązania mają ogromną przewagę: zostały już zbudowane, przetestowane i są rozwijane dla wielu użytkowników jednocześnie.
Dlatego pytanie nie powinno brzmieć: „Czy moglibyśmy stworzyć własny system?”. Lepiej zapytać: „Czy obecne narzędzia nadal pomagają nam pracować?”.
Pierwszy sygnał: firma zaczyna obchodzić własny system
Jednym z najlepszych sposobów na ocenę jakości firmowego oprogramowania jest obserwacja tego, co robią jego użytkownicy. Jeżeli pracownik korzysta z systemu zgodnie z założeniami, wszystko jest w porządku. Jeżeli zaczyna tworzyć własne arkusze, notatniki, pliki tekstowe i dodatkowe zestawienia, warto sprawdzić dlaczego.
Typowy scenariusz wygląda tak:
- system przechowuje klientów,
- Excel przechowuje ceny,
- mail zawiera ustalenia,
- komunikator służy do przekazywania informacji,
- część danych ktoś zapisuje jeszcze „na szybko” w prywatnym pliku.
Formalnie firma posiada system. W praktyce jej prawdziwym systemem operacyjnym staje się człowiek, który pamięta, gdzie znajduje się każda informacja.
Dopóki wszystko działa, problem pozostaje niewidoczny. Do pierwszego urlopu, zmiany pracownika albo poważniejszego błędu.
Drugi sygnał: to firma dopasowuje się do programu
Oprogramowanie powinno wspierać proces. Zaskakująco często dzieje się odwrotnie. Firma posiada określony sposób realizacji zlecenia, ale używany system nie potrafi go odwzorować. Zaczynają więc powstawać obejścia.
Po kilku latach powstaje cały zestaw nieformalnych instrukcji, których sens znają tylko doświadczeni pracownicy.
To właśnie wtedy zaczyna być widoczna prawdziwa cena niedopasowanego systemu. Nie znajduje się ona na fakturze za abonament. Znajduje się w czasie pracowników.
Pięć programów może być droższe niż jeden system
Kolejnym etapem jest dokładanie następnych aplikacji. CRM nie robi wszystkiego, więc dochodzi narzędzie do automatyzacji. Brakuje raportów, więc pojawia się kolejny system. Dane trzeba synchronizować, więc firma kupuje platformę integracyjną.
Do tego dochodzi osobny system do komunikacji, dokumentów, powiadomień i analityki. Każde z tych narzędzi osobno może kosztować niewiele. Problemem staje się cały ekosystem.
Firma zaczyna płacić nie tylko abonamentami. Płaci również za:
- ręczne przepisywanie danych,
- utrzymywanie integracji,
- wdrażanie pracowników w kilka systemów,
- różne konta i uprawnienia,
- błędy wynikające z niespójnych danych,
- czas potrzebny na przełączanie się pomiędzy narzędziami.
W pewnym momencie kolejne SaaS-y przestają upraszczać pracę. Zaczynają tworzyć własny problem.
Własny system nie zawsze jest odpowiedzią
Tutaj łatwo popełnić błąd w drugą stronę. Firma dochodzi do wniosku, że obecne narzędzia są niewystarczające, więc postanawia stworzyć ogromny system, który zastąpi wszystko: CRM, faktury, magazyn, komunikację i raporty.
To zazwyczaj zły kierunek. Własne oprogramowanie ma największy sens wtedy, gdy rozwiązuje konkretny problem biznesowy, którego nie potrafią dobrze rozwiązać istniejące produkty.
Czasami odpowiedzią nie jest nawet nowa aplikacja. Może wystarczyć integracja, automatyzacja, prosty panel albo połączenie kilku istniejących systemów przez API.
Dobre rozwiązanie technologiczne nie jest tym najbardziej rozbudowanym. Jest tym, które usuwa problem najmniejszym rozsądnym kosztem.
Kiedy dedykowane oprogramowanie zaczyna mieć sens?
Najczęściej wtedy, gdy występuje kilka rzeczy jednocześnie:
- firma posiada własny, powtarzalny proces,
- proces jest istotny dla jej działalności,
- gotowe systemy nie odwzorowują go wystarczająco dobrze,
- pracownicy wykonują dużą liczbę ręcznych czynności,
- dane znajdują się w wielu miejscach,
- błędy lub opóźnienia generują realne koszty.
Wtedy warto zacząć liczyć. Jeżeli pracownik poświęca godzinę dziennie na przenoszenie informacji pomiędzy systemami, oznacza to około 20 godzin miesięcznie. Jeżeli robi to pięciu pracowników, robi się z tego około 100 godzin.
I nagle automatyzacja, która wcześniej wyglądała jak technologiczny luksus, zaczyna być zwyczajnym rachunkiem ekonomicznym.
Jest jednak moment, w którym nie warto budować niczego
Najgorszym momentem na tworzenie dedykowanego systemu jest chwila, w której firma sama nie wie jeszcze, jak chce pracować.
Jeżeli proces zmienia się co kilka tygodni, każdy pracownik wykonuje go inaczej, a kolejne etapy istnieją głównie „w głowie”, oprogramowanie nie rozwiąże problemu. Po prostu go utrwali.
Najpierw warto uporządkować proces i określić:
- co się dzieje,
- kto to robi,
- jakie informacje są potrzebne,
- gdzie powstają opóźnienia,
- co można zautomatyzować.
Dopiero później technologia może rzeczywiście pomóc. Automatyzowanie chaosu nadal pozostawia chaos. Tyle że szybszy.
Najlepszy system często jest niewidoczny
Dobrze zaprojektowane oprogramowanie nie powinno wymagać od pracownika ciągłego myślenia o tym, że z niego korzysta.
Dane pojawiają się tam, gdzie są potrzebne. Powtarzalne czynności wykonują się automatycznie. Informacje nie muszą być przepisywane kilka razy. System pilnuje procesu zamiast dokładać kolejnych kroków.
Technologia przestaje być osobnym elementem pracy. Staje się jej częścią. I właśnie wtedy własne rozwiązanie zaczyna mieć największą wartość.
Nie wtedy, gdy posiada najwięcej funkcji. Tylko wtedy, gdy eliminuje pracę, której człowiek nie powinien wykonywać ręcznie.
Nie zawsze trzeba budować od zera
Jeżeli w firmie istnieje proces oparty na Excelu, mailach, kilku aplikacjach i ręcznym przepisywaniu informacji, nie oznacza to automatycznie konieczności stworzenia wielkiego systemu.
Czasami wystarczy jedna integracja. Czasami niewielka aplikacja. Czasami automatyzacja kilku czynności. A czasami rzeczywiście warto stworzyć rozwiązanie zaprojektowane od początku pod konkretną organizację.
W KOVRNA zaczynamy właśnie od tego pytania: jaki problem właściwie próbujemy rozwiązać? Dopiero później wybieramy technologię.
Oprogramowanie nie powinno być celem. Powinno być narzędziem.